Để tạo thuận lợi và nâng cao năng suất, hiệu quả trong bán hàng và quản lý kho người ta thường in trên hàng hoá một loại mã hiệu đặc biệt gọi là mã số mã vạch của hàng hoá.
Đăng ký mã số, mã vạch là một giải pháp để doanh nghiệp quản lý và bảo vệ sản phẩm, trước nạn hàng nhái, hàng giả đem lại cho khách hàng dấu hiệu nhận biết riêng khi mua sản phẩm.
Luật sư tư vấn pháp luật qua tổng đài (24/7) gọi: 1900 6198
Một số vấn đề chung về mã số, mã vạch
Ngày
nay các sản phẩm ngày càng đa dạng, phong phú về kiểu dáng và chất
lượng. Một doanh nghiệp có thể có hàng ngàn các loại sản phẩm khác nhau
cần quản lý do vậy Doanh nghiệp phải có một công cụ hiệu quả để quản lý nhằm mang đến sự tiện lợi trong kiểm kê hàng hóa, quản lý dòng sản
phẩm cũng như kiểm soát được sản phẩm trên thị trường.
Mã số mã vạch là một trong những công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động dựa trên nguyên tắc: Đặt cho đối tượng cần quản lý một dãy số (hoặc dãy chữ và số), sau đó thể hiện dưới dạng mã vạch để máy quét có thể đọc được. Trong quản lý hàng hoá người ta gọi dãy số và dãy vạch đó là mã số mã vạch (MSMV) của hàng hoá.
Mã số mã vạch đầu tiên được chế tạo và đưa vào sử dụng trên thế giới từ những năm thập kỷ 70 của thế kỷ 20. Do yêu cầu phát triển sản xuất và kinh doanh thương mại, công nghệ mã số mã vạch ngày càng được nghiên cứu hoàn thiện, phát triển và được ứng dụng rộng rãi trong đa ngành kinh tế và trên toàn thế giới. Năm 1973 tổ chức MSMV đầu tiên được thành lập, đó là Hội đồng mã thống nhất của Mỹ (viết tắt tên tiếng Anh là UCC). Năm 1977, Hội mã số vật phẩm châu Âu (EAN) ra đời do sáng kiến của 12 nước châu Âu, đến năm 1984 đổi thành EAN International, là một tổ chức phi lợi nhuận, hoạt động trên cơ sở trung lập với mục đích chính là đẩy mạnh áp dụng hệ thống EAN trên toàn cầu trong tất cả các ngành Kinh tế - Xã hội nhằm cung cấp ngôn ngữ chung cho thương mại quốc tế (đặc biệt là thương mại điện tử. . .). Từ năm 2005, hai tổ chức EAN International và UCC hợp nhất thành một tổ chức phân định toàn cầu có tên là GS1.
Cấu trúc của mã số hàng hóa
Mã số hàng hóa (Article Number Code): Là ký hiệu bằng một dãy chữ số nguyên thể hiện như một thẻ để chứng minh hàng hóa về xuất xứ sản xuất, lưu thông của nhà sản xuất trên một quốc gia (vùng) này tới các thị trường trong nước hoặc đến một quốc gia (vùng) khác trên khắp các châu lục. Bởi vậy, mỗi loại hàng hóa sẽ được in vào đó (gắn cho sản phẩm) một dãy số duy nhất. Đây là một sự phân biệt sản phẩm hàng hóa trên từng quốc gia (vùng) khác nhau, tương tự như sự khác biệt về mã số điện thoại. Trong viễn thông người ta cũng quy định mã số, mã vùng khác nhau để liên lạc nhanh, đúng, không bị nhầm lẫn.
Cấu tạo của mã số hàng hóa: Đến nay, trong giao dịch thương mại tồn tại02 hệ thống cơ bản về mã số hàng hoá: Một là, hệ thống mã số hàng hoá được sử dụng tại thị trường Hoa Kỳ và Canada. Đó là hệ thống UPC (Universal Product Code), được lưu hành từ thập kỷ 70 của thé kỷ XX cho đến nay. Hai là, hệ thống mã số hàng hoá được sử dụng rộng rãi ở các thị trường còn lại của thế giới, đặc biệt là châu Âu, châu Á,...; trong đó phổ biến là hệ thống EAN (European Article Number). Trong hệ thống mã số hàng hoá EAN có 2 loại ký hiệu con số: Loại EAN-13 và EAN-8.
Cấu trúc của EAN-13
Mã số EAN-13 là 1 dãy số gồm 13 chữ số nguyên (từ số 0 đến số 9), trong dãy số chia làm 4 nhóm, mỗi nhóm có ý nghĩa như sau: (i) Nhóm 1: Từ trái sang phải, ba chữ số đầu là mã số về quốc gia (vùng lãnh thổ); (ii) Nhóm 2: Tiếp theo gồm bốn chữ số là mã số về doanh nghiệp; (iii) Nhóm 3: Tiếp theo gồm năm chữ số là mã số về hàng hóa; (iv) Nhóm 4: Số cuối cùng (bên phải) là số về kiểm tra.
Ví dụ: Theo quy ước trên, số kiểm tra (C) có ý nghĩa về quản lý đối với việc đăng nhập, đăng xuất của các loại sản phẩm hàng hóa của từng loại doanh nghiệp.
Vậy, việc xác định kiểm tra (C) thực hiện như thế nào.
Ví dụ: Mã số 8 9 3 3 4 8 1 0 0 1 0 6 - C:
Bước 1: Xác định nguồn gốc hàng hóa: 893 là mã số hàng hoá của quốc gia Việt Nam; 3481 là mã số doanh nghiệp thuộc quốc gia Việt Nam; 00106 là mã số hàng hoá của doanh nghiệp.
Bước 2:Xác định C.Cộng tổng giá trị của các số ở thứ tự lẻ bắt đầu được tính từ phải sang trái của dãy mã số (trừ số C), ta có : 6 + 1 + 0 + 8 + 3 + 9 = 27 (1)
Nhân tổng của (1) với 3, ta có: 27 x 3 = 81 (2)
P -893 - nhóm 1.
M -4602 - nhóm 2.
I -00107 - nhóm 3.
C -8 - nhóm 4.
Cộng tổng giá trị của các số ở thứ tự chẵn còn lại, ta có :
0 + 0 + 1 + 4 + 3 + 8 = 16 (3)
Cộng giá trị (2) với (3), ta có : 81 + 16 = 97 (4)
Lấy giá trị của (4) làm tròn theo bội số của 10 (tức là 100) sát nhất với giá trị của (4) trừ đi giá trị của (4) ta có: 100 - 97 = 3. Như vậy C = 3.
Trong trường hợp này mã số EAN - VN 13 có mã số hàng hóa đầy đủ là:
893 3481 00106 3
Cấu trúc của EAN - 8
Về bản chất tương tự như EAN-13 chỉ khác là EAN-8 gồm 8 chữ số nguyên, tuỳ theo sắp xếp và lựa chọn các chữ số từ số 0 đến số 9 được chia làm 3 nhóm: (i) Mã số quốc gia: Gồm 3 chữ số đầu tiên (bên trái); (ii) Mã số hàng hóa: Gồm 4 chữ số tiếp theo; (iii)Mã số kiểm tra: Gồm 1 chữ số đứng cuối cùng. Nhận dạng số C cũng được tính từ 7 số đứng trước nó và cách tính cũng tương tự như EAN-13.
Cần lưu ý rằng, việc sử dụng EAN-13 hay EAN-8 là do Tổ chức EAN thế giới phân định. Sau khi EAN Việt Nam được cấp mã số, các doanh nghiệp của Việt Nam muốn sử dụng mã số EAN-VN thì phải có đơn đệ trình là thành viên EAN-VN, sau đó đăng ký xin EAN-VN cấp cho MS cho đồng loại hàng hóa. Việc cấp đăng ký mã số cho sản phẩm hàng hóa của doanh nghiệp Việt Nam do các tổ chức EAN-VN có thẩm quyền cấp và được EAN thế giới công nhận, được lưu trữ trong ngân hàng dữ liệu EAN thế giới.
Luật gia Bùi Thị Phượng - Công ty Luật TNHH Everest - Tổng đài tư vấn (24/7): 1900 6198
Cấu trúc của mã vạch hàng hóa
Mã vạch (Barcode): Là hình ảnh tập hợp ký hiệu các vạch (đậm, nhạt, dài, ngắn) thành nhóm vạch và định dạng khác nhau để các máy đọc gắn đầu Laser (như máy quét Scanner) nhận và đọc được các ký hiệu đó. Bằng công nghệ thông tin, các mã vạch này được chuyển hóa và lưu trữ vào ngân hàng Server.
Mã vạch sẽ được trình bày kèm theo mã số và tập hợp thành những hình ảnh và ký tự số tạo nên thang số được gọi MS-MV hàng hóa.
Cấu trúc mã vạch: Mã vạch EAN-13 hoặc mã vạch EAN-8 là những vạch tiêu chuẩn có độ cao từ 26,26 mm đến 21,64 mm và độ dài từ 37,29 mm đến 26,73 mm.
Cấu trúc mã vạch cũng do các tổ chức quốc gia về EAN quản lý và phân cấp đối với các doanh nghiệp.
Một số đặc tính ưu việt của công nghệ mã số mã vạch
Hiệu suất: Nhận dạng tự động thay thế ghi chép bằng tay nên giúp: Giảm nhân công, tiết kiệm thời gian, dẫn đến tăng hiệu suất công việc.
Chính xác: Với cấu trúc được tiêu chuẩn hoá, an toàn và đơn giản mã số mã vạch cho phép nhận dạng chính xác vật phẩm và dịch vụ, thay thế khâu “nhập” và “truy cập” dữ liệu bằng tay, do đó cho “kết quả” chính xác, không nhầm lẫn.
Thông tin nhanh: Mã số mã vạch giúp thu thập và cung cấp thông tin nhanh, giúp cho các nhà kinh doanh và quản lý có thể có những quyết định đúng đắn và kịp thời trong hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý.
Thoả mãn khách hàng: Do tính hiệu suất, chính xác, thông tin nhanh, mã số mã vạch giúp đáp ứng khách hàng về mặt thời gian, số lượng hàng, chủng loại, về chất lượng hàng và dịch vụ, tính tiền nhanh và chính xác, hướng dẫn lựa chọn hàng hoá và dịch vụ theo yêu cầu.
Bên cạnh đó, Công nghệ mã số mã vạch còn là vũ khí cạnh tranh hữu hiệu trong kinh doanh, nâng cao lợi ích kinh tế và uy tín thương mại của Doanh nghiệp vì:(i) Do có những tính ưu việt trên, mã số mã vạch EAN được chấp nhận ở mọi điểm trong “chuỗi cung ứng” quốc tế và trong mỗi quốc gia thành viên. (ii) Trong dịch vụ trao đổi thông tin điện tử, mã số mã vạch là ngôn ngữ quốc tế để soạn thảo các gói tin (messages) về đơn hàng, vận chuyển, thanh toán, nghiên cứu thị trường, đối tác, khiếu nại... Đây là điều kiện không thể thiếu được và là một thách thức với các bên tham gia vào thương mại điện tử toàn cầu. (iii) Do đáp ứng được yêu cầu khách hàng, mã số mã vạch có thể tạo điều kiện mở rộng thị phần, tham gia vào thị trường quốc tế và đẩy mạnh kinh doanh xuất nhập khẩu.Ngoài ra, mã số mã vạch cũng là công cụ hữu ích trong việc quản lý hoạt động nội bộ của Doanh nghiệp như: Theo dõi và điều hành quá trình xuất nhập nguyên vật liệu; quản lý kho; quản lý nhân sự, quản lý vốn kinh doanh...
Làm thế nào để có mã số mã vạch trên sản phẩm?
Muốn có mã số mã vạch trên hàng hoá để xuất khẩu hay bán tại các siêu thị, trước tiên các doanh nghiệp phải đăng ký với Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam) để được cấp mã doanh nghiệp GS1. Sau đó, doanh nghiệp tự lập mã mặt hàng (mã I) cho từng sản phẩm của mình. Thủ tục đăng ký sử dụng MSMV được quy định tại Quyết định số 15/2006/QĐ-BKHCN ngày 23/8/2006. Để được sử dụng và duy trì sử dụng mã số doanh nghiệp GS1, Doanh nghiệp sẽ phải đóng phí đăng ký và phí duy trì hàng năm. Hai loại phí này do Bộ Tài chính quy định tại Thông tư số Quyết định số 15/2006/QĐ-BKHCN
Bài viết được thực hiện bởi: Luật gia Bùi Thị Phượng - Phòng Sở hữu trí tuệ của Công ty Luật TNHH Everest
Xem thêm:
Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest:
- Bài viết trong lĩnh vực pháp luật doanh nghiệp được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
- Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
- Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật 1900 6198, E-mail: [email protected].
Bình luận