Kiểm soát và hạn chế rủi ro trong hoạt động nội bộ Công ty TNHH

Luật sư tư vấn và phân tích hai cách thức giải quyết đó là vấn đề kiểm soát sự tham gia của người ngoài vào nội bộ công ty và vấn đề cam kết góp vốn dựa theo những quy định mới nhất trong Luật Doanh nghiệp 2014.

Trong quá trình hoạt động của công ty TNHH thì không thể tránh được những rủi ro mà công ty không thể lường trước. Vấn đề ở đây là làm thế nào để kiểm soát và giảm thiểu đến mức thấp nhất những nguyên nhân phát sinh.

Luật sư tư vấn pháp luật qua tổng đài (24/7) gọi: 1900 6198

1. Thứ nhất về vấn đề cam kết góp vốn.

Quy định pháp luật hiện hành chỉ kiểm soát thời hạn cam kết góp vốn tối đa của thành viên công ty TNHH là 90 ngày đối với thời điểm thành lập công ty. Ngoài ra, tại thời điểm công ty TNHH đang hoạt động, thời hạn cam kết góp vốn là do công ty và người góp vốn thoả thuận hoặc tuân thủ theo quy định tại Điều lệ doanh nghiệp (nếu có quy định cụ thể). Do đó, nếu như Điều lệ không quy định rõ ràng, thì đây có thể là một rủi ro cho công ty nếu thời hạn cam kết được xác định quá dài, người góp vốn không thực hiện nghĩa vụ góp vốn của mình. Cách thức xử lý việc thành viên không thực hiện nghĩa vụ cam kết góp vốn trong trường hợp này cũng không được Luật Doanh nghiệp 2014 quy định cụ thể. Đối với cả công ty TNHH một thành viên và hai thành viên trở lên, trường hợp giảm vốn điều lệ do thành viên không thanh toán đầy đủ và đúng hạn số vốn cam kết góp chỉ được áp dụng với trường hợp cam kết góp vốn tại thời điểm thành lập công ty.

Thứ hai về vấn đề kiểm soát sự tham gia của người ngoài vào nội bộ công ty.

Công ty cần nhận diện được việc người ngoài tham gia vào nội bộ của công ty có thể xảy ra ở hai trường hợp là sở hữu vốn trong công ty hoặc thông qua cơ chế uỷ quyền của thành viên hiện hữu trong công ty.

Việc tham gia của người ngoài vào nội bộ công ty thông qua sở hữu vốn không chỉ bằng con đường nhận chuyển nhượng vốn góp mà còn cỏ thể được thực hiện trực tiếp thông qua việc tiếp nhận von góp trong một sổ trường họp đặc biệt (tại Điều 54 Luật Doanh nghiệp 2014) hay được uỷ quyền quản lý phần vốn góp của thành viên tại doanh nghiệp, uỷ quyền quản lý doanh nghiệp.

Trong những trường hợp này, nếu không có hiểu biết pháp luật và có sự quy định rõ ràng tại Điều lệ, công ty TNHH hai thành viên trở lên sẽ không thể đảm bảo được vấn đề nội bộ của công ty. Ví dụ, Điều 52 về mua lại vôn góp trong công ty TNHH hai thành viên trở lên cho phép công ty tự quy định thêm các trường hợp công ty mua lại vốn góp của thành viên, bên cạnh các trường hợp nhà làm luật đã dự liệu. Do đó, công ty nên đưa trường hợp này vào Điều lệ nhằm tăng cơ hội cho người quản lý tài sản của thành viên yêu cầu công ty mua lại vốn góp, công ty cũng được lợi ích là tránh sự gia nhập của người ngoài vào hoạt động của công ty. Công ty có thể quy định những chính sách khuyến khích việc yêu cầu công ty mua lại vốn góp bằng việc trao những lợi ích nhất định cho người nắm quyền quyết định phần vốn góp ở những trường họp như thế này.

Bên cạnh đó, để tránh sự tham gia của những người không phải là thành viên vào hoạt động nội bộ của công ty, Điều lệ công ty cũng cần có sự quy định về chế độ uỷ quyền trong việc thực thi quyền và nghĩa vụ của thành viên cũng như người quản lý công ty do Luật hiện hành còn chưa quy định thật sự chi tiết về vấn đề này. Luật Doanh nghiệp 2014 chỉ có hai trường hợp được nhắc đến về việc uỷ quyền thực hiện quyền và nghĩa vụ thành viên đó là:

(i) Thành viên là tổ chức công ty TNHH hai thành viên trở lên sở hữu ít nhất 35% vốn điều lệ có thể uỷ quyền tối đa 03 người đại diện nếu Điều lệ không quy định khác;

(ii) Trường hợp cá nhân là thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn bị tạm giam, bị kết án tù hoặc bị Tòa án tước quyền hành nghề theo quy định của Bộ luật hình sự, thành viên đó ủy quyền cho người khác tham gia Hội đồng thành viên công ty;

(iii) Về việc uỷ quyền quản lý doanh nghiệp, Luật Doanh nghiệp cũng chỉ có quy định về việc Chủ tịch Hội đồng thành viên công ty TNHH hai thành viên trở lên phải uỷ quyền bằng văn bản cho thành viên công ty nếu vắng mặt hoặc không đủ năng lực để quản lý;

Ngoài ra với các chức danh quản lý khác trong Công ty TNHH hai thành viên trở lên và cả các chức danh quản lý trong công ty TNHH một thành viên đều chưa có quy định cụ thể. Do đó, để tránh các rủi ro về sự tham gia của người ngoài vào hoạt động tố chức và quản lý của công ty, công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty TNHH một thành viên cần đưa các quy định về uỷ quyền vào Điều lệ doanh nghiệp.

Hiện nay, Luật Doanh nghiệp 2014 đã cho phép công ty TNHH có thể có nhiều đại diện theo pháp luật. Tuy nhiên, để phòng tránh các rủi ro cho việc hoạt động của doanh nghiệp, các thành viên cần lưu ý việc quy định rõ về các vấn đề như số lượng cụ thể, chức danh quản lý và quyền nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật. Việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm của từng người đại diện theo pháp luật trong trường hợp công ty TNHH có nhiều đại diện theo pháp luật cũng là vấn đề mà các công ty cần lưu ý để tránh trường hợp đại diện ký kết sai thẩm quyền trong mối quan hệ giữa công ty và đối tác.
Trong công ty TNHH, các thành viên không nhất thiết phải nắm giữ các chức danh quản lý, điều hành công ty. Đặc biệt, đổi với công ty TNHH một thành viên là tổ chức, chủ sở hữu là tổ chức buộc phải thực hiện quản lý công ty thông qua một hoặc nhiều cá nhân được uỷ quyền. Do đó, Điều lệ công ty cần có những quy định rõ ràng và chi tiết hơn Luật Doanh nghiệp về quyền và nghĩa vụ của các chức danh quản lý trong doanh nghiệp để tránh trường hợp người quản lý “lạm quyền” các chủ sở hữu trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Các chủ sở hữu cũng cần quy định cụ thể các tiêu chí để bổ nhiệm hoặc thuê các chức danh như giám đốc, kiếm soát viên sao cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp bởi Luật Doanh nghiệp chỉ quy định các tiêu chuẩn cơ bản. Các chức danh quản lý này khá quan trọng, quyết định đến sự vận hành hiệu quả của doanh nghiệp cũng như đảm bảo tính minh bạch, tuân thủ quy chế nội bộ của công ty.