Luật sư tư vấn về thủ tục, điều kiện tiến hành, tỷ lệ thông qua, việc ủy quyền, ký kết văn bản khi tổ chức cuộc họp Hội đồng quản trị theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014.
Thủ tục, điều kiện tiến hành, tỷ lệ thông qua, việc ủy quyền, ký kết văn bản,… là những vấn đề doanh nghiệp cần phải lưu ý để tổ chức cuộc họp Hội đồng quản trị đúng theo quy định của luật Doanh nghiệp 2014.
Luật sư tư vấn pháp luật doanh nghiệp - Tổng đài tư vấn (24/7): 1900 6198
Để đảm bảo cuộc họp Hội đồng quản trị được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật, công ty cổ phần cần chú ý những vấn đề sau:
Một là trách nhiệm tổ chức và thực hiện cuộc họp Hội đồng quản trị.
Khoản 3 Điều 125 Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định như sau:
"3. Chủ tịch Hội đồng quản trị có các quyền và nghĩa vụ sau đây:a) Lập chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng quản trị;b) Chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu phục vụ cuộc họp; triệu tập và chủ tọa cuộc họp Hội đồng quản trị;c) Tổ chức việc thông qua nghị quyết của Hội đồng quản trị;d) Giám sát quá trình tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng quản trị;đ) Chủ tọa cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, cuộc họp Hội đồng quản trị;e) Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty.4. Trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị vắng mặt hoặc không thể thực hiện được nhiệm vụ của mình thì ủy quyền bằng văn bản cho một thành viên khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Chủ tịch Hội đồng quản trị theo nguyên tắc quy định tại Điều lệ công ty. Trường hợp không có người được ủy quyền thì các thành viên còn lại bầu một người trong số các thành viên tạm thời giữ chức Chủ tịch Hội đồng quản trị theo nguyên tắc đa số."
Như vậy, chủ tịch Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm đối với việc tổ chức cuộc họp Hội đồng quản trị. Trong trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị văng mặt hoặc không thể thực hiện được nhiệm vụ của mình thì ủy quyền bằng văn bản cho một thành viên khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Chủ tịch Hội đồng quản trị theo nguyên tắc quy định tại Điều lệ công ty. Trường hợp không có người được ủy quyền thì các thành viên còn lại bầu một người trong số các thành viên tạm thời giữ chức Chủ tịch Hội đồng quản trị theo nguyên tắc đa số.
Hai là thời gian tổ chức cuộc họp Hội đồng quản trị.
"2. Hội đồng quản trị có thể họp định kỳ hoặc bất thường. Hội đồng quản trị họp tại trụ sở chính của công ty hoặc ở nơi khác.3. Cuộc họp của Hội đồng quản trị do Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập khi xét thấy cần thiết, nhưng mỗi quý phải họp ít nhất một lần." (Khoản 2, khoản 3 Điều 153 Luật Doanh nghiệp năm 2014)
Như vậy, Hội đồng quản trị có thể họp định kỳ hoặc họp bất thường. Cuộc họp định kỳ của Hội đồng quản trị do Chủ tịch triệu tập bất cứ khi nào nếu xét thấy cần thiết, tuy nhiên mỗi quý phải họp ít nhất 1 lần.
Ba là tổ chức cuộc họp theo những trường hợp khác cuộc họp Hội đồng quản trị.
"Chủ tịch Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Hội đồng quản trị khi có một trong các trường hợp sau đây:a) Có đề nghị của Ban kiểm soát hoặc thành viên độc lập;b) Có đề nghị của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc hoặc ít nhất 05 người quản lý khác;c) Có đề nghị của ít nhất 02 thành viên điều hành của Hội đồng quản trị;d) Các trường hợp khác do Điều lệ công ty quy định.Đề nghị phải được lập thành văn bản, trong đó nêu rõ mục đích, vấn đề cần thảo luận và quyết định thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị." (Khoản 4, Điều 152 Luật Doanh nghiệp năm 2014)
Như vậy ngoài cuộc họp định kỳ, cuộc họp Hội đồng quản trị cũng có thể được tổ chức trong các trường hợp sau:
Khi có văn bản đề nghị tổ chức cuộc họp từ Ban kiểm soát; của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc hoặc ít nhất 5 người quản lý khác hoặc ít nhất 2 thành viên Hội đồng quản trị, hoặc trong các trường hợp khác quy định tại Điều lệ, Chủ tịch Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Hội đồng quản trị trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị. Nếu không triệu tập cuộc họp theo quy định thì Chủ tịch Hội đồng quản trị phải chịu trách nhiệm đối với những thiệt hại xảy ra, đồng thời, người đề nghị họp có quyền triệu tập cuộc họp thay thế cho Hội đồng quản trị.
Bốn là thông báo mời họp cuộc họp Hội đồng quản trị.
"Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người triệu tập họp Hội đồng quản trị phải gửi thông báo mời họp chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày họp nếu Điều lệ công ty không có quy định khác. Thông báo mời họp phải xác định cụ thể thời gian và địa điểm họp, chương trình, các vấn đề thảo luận và quyết định. Kèm theo thông báo mời họp phải có tài liệu sử dụng tại cuộc họp và phiếu biểu quyết của thành viên.
Thông báo mời họp được gửi bằng bưu điện, fax, thư điện tử hoặc phương tiện khác, nhưng phải bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của từng thành viên Hội đồng quản trị được đăng ký tại công ty." (Khoản 6 Điều 153 Luật Doanh nghiệp năm 2014 )
Như vậy, thông báo mời họp phải được gửi bằng bưu điện, fax, e-mail hoặc phương tiện khác chậm nhất 5 ngày làm việc trước ngày họp, trừ trường hợp Điều lệ có quy định khác. Thông báo mời họp phải xác định cụ thể thời gian, địa điểm, chương trình, các vấn đề thảo luận và quyết định, kèm theo tài liệu sử dụng và phiếu biểu quyết. Địa chỉ người nhận là địa chỉ đã được đăng ký tại công ty. Ngoài thành viên Hội đồng quản trị thì thông báo mời họp cũng phải gửi đến Ban kiểm soát, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Tuy nhiên, thành viên Ban kiểm soát, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc không phải là thành viên Hội đồng quản trị vẫn có quyền dự các cuộc họp và có quyền thảo luận nhưng không được biểu quyết.
Năm là điều kiện tiến hành cuộc họp Hội đồng quản trị.
"Cuộc họp Hội đồng quản trị được tiến hành khi có từ ba phần tư tổng số thành viên trở lên dự họp. Trường hợp cuộc họp được triệu tập theo quy định khoản này không đủ số thành viên dự họp theo quy định thì được triệu tập lần thứ hai trong thời hạn 07 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, trừ trường hợp Điều lệ quy định thời hạn khác ngắn hơn. Trường hợp này, cuộc họp được tiến hành, nếu có hơn một nửa số thành viên Hội đồng quản trị dự họp." (Khoản 8 Điều 153 Luật Doanh nghiệp năm 2014)
Cuộc họp Hội đồng quản trị theo giấy triệu tập lần thứ nhất được tiến hành khi có từ ¾ tổng số thành viên trở lên dự họp. Thành viên không trực tiếp dự họp có quyền biểu quyết thông qua hình thức bỏ phiếu bằng văn bản. Nếu lần triệu tập thứ nhất không đủ số thành viên dự họp theo quy định thì được triệu tập lần thứ hai trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất. Trong trường hợp này, cuộc họp được tiến hành nếu có hơn ½ số thành viên Hội đồng quản trị dự họp.
Sáu là thông qua quyết định cuộc họp Hội đồng quản trị.
"Trường hợp gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, phiếu biểu quyết phải đựng trongphong bì kín và phải được chuyển đến Chủ tịch Hội đồng quản trị chậm nhất một giờ trước khi khai mạc. Phiếu biểu quyết chỉ được mở trước sự chứng kiến của tất cả những người dự họp.Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định tỷ lệ khác cao hơn, nghị quyết của Hội đồng quản trị được thông qua nếu được đa số thành viên dự họp tán thành; trường hợp số phiếu ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của Chủ tịch Hội đồng quản trị."(Khoản 9 Điều 153 Luật Doanh nghiệp năm 2014)
Bảy là ủy quyền tham gia cuộc họp Hội đồng quản trị
"Thành viên Hội đồng quản trị được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp trong trường hợp sau đây:b) Ủy quyền cho người khác đến dự họp theo quy định tại khoản 10 Điều này." (Điểm b, Khoản 9 Điều 153 Luật Doanh nghiệp năm 2014)
Thành viên phải tham dự đầy đủ các cuộc họp của Hội đồng quản trị và được phép ủy quyền cho người khác dự họp nếu được đa số thành viên HĐQT chấp thuận.
Luật sư Nguyễn Duy Hội - Công ty Luật TNHH Everest - Tổng đài tư vấn (24/7): 1900 6198
Tám là biên bản cuộc họp hội đồng quản trị
"1. Các cuộc họp của Hội đồng quản trị phải được ghi biên bản và có thể ghi âm, ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt và có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài, có các nội dung chủ yếu sau đây:a) Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;b) Mục đích, chương trình và nội dung họp;c) Thời gian, địa điểm họp;d) Họ, tên từng thành viên dự họp hoặc người được ủy quyền dự họp và cách thức dự họp; họ, tên các thành viên không dự họp và lý do;đ) Các vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp;e) Tóm tắt phát biểu ý kiến của từng thành viên dự họp theo trình tự diễn biến của cuộc họp;g) Kết quả biểu quyết trong đó ghi rõ những thành viên tán thành, không tán thành và không có ý kiến;h) Các vấn đề đã được thông qua;i) Họ, tên, chữ ký chủ tọa và người ghi biên bản.Chủ tọa và người ghi biên bản phải chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của nội dung biên bản họp Hội đồng quản trị.2. Biên bản họp Hội đồng quản trị và tài liệu sử dụng trong cuộc họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.3. Biên bản lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài có hiệu lực ngang nhau. Trường hợp có sự khác nhau về nội dung biên bản tiếng Việt và tiếng nước ngoài thì nội dung trong biên bản tiếng Việt có hiệu lực áp dụng." (Điều 154 Luật Doanh nghiệp năm 2014)
Như vậy, các cuộc họp của Hội đồng quản trị phải ghi vào sổ biên bản được lập bằng tiếng Việt và có thể bằng tiếng nước ngoài. Biên bản họp và tài liệu sử dụng trong cuộc họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.
Bài viết được thực hiện bởi: Luật sư Nguyễn Duy Hội - Trưởng chi nhánh Hà Nội của Công ty Luật TNHH Everest
Xem thêm:
Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest:
- Bài viết được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
- Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi những ý kiến này có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
- Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật 19006198, E-mail: [email protected], [email protected]
Bình luận