Hình thức biên bản cuộc họp Đại hội đồng cổ đông

Biên bản cuộc họp đại hội đồng cổ đông thì thành phần dự họp ghi như thế nào thì phù hợp với quy định của pháp luật?

Hỏi: Công ty em là công ty cổ phần nhưng các cổ đông sáng lập bao gồm cả tổ chức và cá nhân (12 cổ đông sáng lập) vậy ngay chỗ biên bản cuộc họp đại hội đồng cổ đông thì thành phần dự họp em không biết ghi như thế nào ạ mong Luật sư giải đáp với ạ? Nếu bên Luật sư có mẫu về biên bản cuộc họp đại hội đồng cổ đông mà các cổ đông sáng lập là tổ chức thì xin Luật sư cho em xin mẫu.
>> Luật sư tư vấn pháp luật qua tổng đài (24/7) gọi: 1900 6198
>> Luật sư tư vấn pháp luật qua tổng đài (24/7) gọi: 1900 6198

Luật gia Đào Thị Sen - Công ty Luật TNHH Everest - trả lời:

Điều 146 Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định vềbiên bản họp Đại hội đồng cổ đôngnhư sau:

"1. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải được ghi biên bản và có thể ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt, có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài và có các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
b) Thời gian và địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông;
c) Chương trình và nội dung cuộc họp;
d) Họ, tên chủ tọa và thư ký;
đ) Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đông về từng vấn đề trong nội dung chương trình họp;
e) Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng;
g) Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ phương thức biểu quyết, tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp;
h) Các vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua tương ứng;
i) Chữ ký của chủ tọa và thư ký.
Biên bản được lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài đều có hiệu lực pháp lý như nhau. Trường hợp có sự khác nhau về nội dung biên bản tiếng Việt và tiếng nước ngoài thì nội dung trong biên bản tiếng Việt có hiệu lực áp dụng.
2. Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải làm xong và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp.
3. Chủ tọa và thư ký cuộc họp phải liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của nội dung biên bản.
Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải được gửi đến tất cả cổ đông trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày kết thúc cuộc họp; việc gửi biên bản kiểm phiếu có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty (nếu có).
Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông, phụ lục danh sách cổ đông đăng ký dự họp, nghị quyết đã được thông qua và tài liệu có liên quan gửi kèm theo thông báo mời họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.

Căn cứ vào quy định tại Điều 146 Luật Doanh nghiệp nêu trên để hợp lý nhất bạn có thể lập một phụ lục danh sách cổ đông dự họp. Phần trình bày có thể được thể hiện như sau:

“Tổng số cổ đông và đại diện cổ đông được quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông Công ty … nhiệm kỳ 20…-20… là ….. tổ chức, sở hữu và đại diện cho tổng số … cổ phần. (Danh sách cổ đông được mời tham dự Đại hội theo danh sách tại ngày …/…/20… được đính kèm trong phần phụ lục của Biên bản này).

Khuyến nghị:

  1. Để có ý kiến tư vấn chính xác và cụ thể hơn, Quý vị vui lòng liên hệ với các Luật sư chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật 1900 6198, hoặc E-mail: [email protected]
  2. Nội dung bài tư vấn pháp luật doanh nghiệp mà Công ty Luật TNHH Everest cung cấp, Quý vị chỉ nên xem như nguồn tài liệu tham khảo.
  3. Tại thời điểm quý Vị đọc bài viết này, các điều luật chúng tôi viện dẫn có thể đã hết hiệu lực, hoặc đã được sửa đổi, bổ sung; các thông tin trong tình huống là cá biệt. Do đó, chúng tôi không đảm bảo những thông tin này có thể áp dụng cho mọi trường hợp, mọi đối tượng, ở mọi thời điểm.