Cơ quan, tổ chức là người khởi kiện thì người đại diện hợp pháp của cơ quan, tổ chức đó có thể tự mình hoặc nhờ người khác làm hộ đơn khởi kiện vụ án.
Khi tổ chức khởi kiện là doanh nghiệp thì phần cuối đơn khởi kiện cần phải thỏa mãn đủ hai điều kiện sau: (i) Người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp phải ký tên; (ii) Đóng dấu của doanh nghiệp, việc sử dụng con dấu theo quy định của Luật Doanh nghiệp. Trong thực tiễn áp dụng hiện nay, có tranh cãi quanh hai điều kiện nêu trên. Vậy, hiểu như thế nào cho đúng với quy định?
Luật sư tư vấn pháp luậta tổng đài (24/7) gọi: 1900 6198
Khoản 3 Điều 189 Bộ luật tố tụng dân sự năm 2015 quy định: "Cơ quan, tổ chức là người khởi kiện thì người đại diện hợp pháp của cơ quan, tổ chức đó có thể tự mình hoặc nhờ người khác làm hộ đơn khởi kiện vụ án. Tại mục tên, địa chỉ của người khởi kiện phải ghi tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức và họ, tên, chức vụ của người đại diện hợp pháp của cơ quan, tổ chức đó; ở phần cuối đơn, người đại diện hợp pháp của cơ quan, tổ chức phải ký tên và đóng dấu của cơ quan, tổ chức đó; trường hợp tổ chức khởi kiện là doanh nghiệp thì việc sử dụng con dấu theo quy định của Luật Doanh nghiệp."
Thứ nhất, chấp nhận hình thức chữ ký nào ở phần cuối đơn khởi kiện?
Theo quy định, người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp có thể tự mình hoặc nhờ người khác làm hộ đơn khởi kiện và phần cuối đơn “phải ký tên”. Trong thực tế áp dụng, hình thức chữ ký như thế nào cũng gây ra nhiều tranh cãi. Đơn khởi kiện được làm bằng văn bản gửi đến Tòa án không sử dụng chữ ký “trực tiếp” (chữ ký “sống”) mà lại dùng chữ ký được làm từ con dấu hoặc chữ ký được in vào đơn khởi kiện từ chữ ký điện tử hay scan từ chữ ký “sống”. Pháp luật có chấp nhận những hình thức chữ ký của người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp ở phần cuối đơn khởi kiện bằng văn bản? Hiện tồn tại hai quan điểm như sau:
Một là, xác định chữ ký này của người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp nên chấp nhận được vì đã được đóng dấu của doanh nghiệp, cũng như pháp luật hiện nay chấp nhận việc sử dụng chữ ký điện tử.
Hai là, không đồng ý, bởi lẽ, đơn khởi kiện được gửi đến Tòa án bằng văn bản theo các phương thức: Nộp trực tiếp hoặc theo đường dịch vụ bưu chính, mà không gửi trực tuyến bằng hình thức điện tử nên chữ ký này phải là chữ ký “sống”.
Tuy nhiên, quan điểm thứ hai hợp lý hơn bởi theo quy định của Luật Giao dịch điện tử năm 2005 chỉ điều chỉnh đối với việc lựa chọn giao dịch bằng phương tiện điện tử. Do đó, chỉ khi nào, các cá nhân, cơ quan, tổ chức chọn giao dịch bằng phương tiện điện tử mới sử dụng chữ ký điện tử thông qua chứng thực chữ ký điện tử. Do vậy, với quan điểm thứ nhất, chữ ký điện tử được sử dụng ở phần cuối đơn khởi kiện bằng văn bản là không phù hợp với quy định.
Bên cạnh đó, đơn khởi kiện là văn bản thể hiện ý chí của người khởi kiện, nên người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp phải ký tên vào phần cuối đơn được nộp trực tiếp tại Tòa án hoặc theo đường dịch vụ bưu chính. Điều này nhấn mạnh rằng, người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp phải trực tiếp ký tên vào phần cuối đơn khởi kiện (chữ ký “sống”) là phù hợp với quy định về điều kiện của chữ ký của người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp.
Thứ hai, mối liên hệ giữa chế định đại diện và việc sử dụng con dấu của tổ chức khởi kiện là doanh nghiệp
- Sử dụng con dấu của doanh nghiệp:
Con dấu của doanh nghiệp được đóng vào phần cuối đơn có đồng nghĩa với việc dùng con dấu này đóng lên chữ ký của người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp?
Khoản 3 Điều 189 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 được sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với những quy định khác có liên quan. Cụ thể, ở phần cuối đơn, ngoài chữ ký của người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp, thì cần phải có “đóng dấu” của doanh nghiệp và việc sử dụng con dấu theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2014. Vì vậy, cần tìm hiểu những quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2014 trong việc sử dụng con dấu, từ đó thấy được mối liên hệ giữa chế định đại diện khởi kiện và sử dụng con dấu của doanh nghiệp tại đơn khởi kiện.
Với pháp luật thực định, doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp nhưng phải có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trước khi sử dụng; việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty; con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu. Hơn nữa, để phục vụ cho hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp có quyền lập các đơn vị phụ thuộc là chi nhánh (thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền), văn phòng đại diện (đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó). Theo quy định, các chi nhánh, văn phòng đại diện nêu trên cũng có con dấu để đảm bảo cho các đơn vị phụ thuộc này thực hiện nhiệm vụ mà pháp nhân giao cho được thông suốt. Vì vậy, trong trường hợp, điều lệ công ty không quy định cụ thể việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu của doanh nghiệp thì buộc phải tuân thủ các quy định của pháp luật khi doanh nghiệp muốn khởi kiện vụ án theo pháp luật tố tụng dân sự.
Liên quan đến nội dung này, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 về công tác văn thư. Nghị định này được áp dụng đối với tổ chức kinh tế,…, và có đối tượng điều chỉnh là: Công tác văn thư, bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
Trước hết, các nghị định này xác định người có thẩm quyền ký những văn bản của cơ quan, tổ chức nói chung, doanh nghiệp nói riêng, làm việc theo chế độ thủ trưởng như sau:
- Về nguyên tắc, người đứng đầu có thẩm quyền ký tất cả văn bản của doanh nghiệp. Căn cứ Điều 137 Bộ luật Dân sự năm 2015, người đứng đầu là người đại diện theo pháp luật có thẩm quyền ký tất cả văn bản của doanh nghiệp.
- Trong thực tiễn, hoạt động của doanh nghiệp rất rộng, nên để linh hoạt trong việc quản lý - kinh doanh, người đứng đầu có thể ủy quyền cho người khác ký các văn bản mà mình phải ký nhưng phải tuân thủ nguyên tắc được quy định tại Nghị định 110 được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 như sau: (-) Ký thay (KT.): Người đứng đầu giao cho cấp phó của mình ký thay các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu và trước pháp luật. (-)Ký thừa ủy quyền (TUQ.): Người đứng đầu, trong trường hợp đặc biệt, có thể ủy quyền bằng văn bản cho người đứng đầu một đơn vị trong doanh nghiệp ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký trong một thời gian nhất định. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký; văn bản ký thừa ủy quyền theo thể thức và đóng dấu của cơ quan, tổ chức ủy quyền (-) Ký thừa lệnh (TL.): Người đứng đầu có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh một số loại văn bản nếu trong quy chế hoạt động, quy chế công tác văn thư của doanh nghiệp có quy định việc ký thừa lệnh.
Bên cạnh đó, theo quy định tại khoản 2 Điều 25 Nghị định 110, nhân viên văn thư “chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền”, khoản 2 Điều 26 Nghị định 110 quy định: “… 2. Khi đóng dấu lên chữ ký, thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái….“, con dấu của pháp nhân chỉ được sử dụng để đóng lên chữ ký của người có thẩm quyền của pháp nhân đó, vì dù dưới hình thức ký thay, ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền, thì người đại diện là người ký thay, ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền và người được đại diện là người đứng đầu doanh nghiệp – người đại diện theo pháp luật.
Khoản 3 Điều 25 Nghị định 110 “Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau: a) Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức; b) Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó“, nên việc người đại diện theo pháp luật của pháp nhân ủy quyền khởi kiệnán cho một cá nhân là người đứng đầu một đơn vị trong doanh nghiệp mà lại dùng con dấu của bất kỳ chi nhánh nào của doanh nghiệp đóng lên chữ ký của người được ủy quyền là không phù hợp với những quy định của pháp luật nêu trên.
- Ủy quyền của doanh nghiệp
Từ đó cho thấy, việc ủy quyền khởi kiện vụ án theo quy định của pháp luật tố tụng dân sự của tổ chức khởi kiện là doanh nghiệp có phần bị hạn chế: Người đại diện theo pháp luật, nếu không tự mình khởi kiện vụ án, thì chỉ có quyền ủy quyền khởi kiện này cho những người có quyền được ký thay, ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền hoặc các giám đốc chi nhánh, bởi lẽ đơn khởi kiện theo quy định tại khoản 3 Điều 189 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 yêu cầu ở phần cuối đơn, có chữ ký của người đại diện hợp pháp và đóng dấu của doanh nghiệp mà việc sử dụng con dấu phải tuân theo Luật Doanh nghiệp năm 2014.
Đặt vấn đề khác, trong trường hợp không giới hạn ủy quyền khởi kiện như đã nêu, việc ủy quyền khởi kiện trong thực tiễn của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp xảy ra nhiều trường hợp do người đại diện có thể là cá nhân hoặc pháp nhân:
(i) Trường hợp thứ nhất, một cá nhân đang làm việc trong doanh nghiệp này được nhận ủy quyền khởi kiện, thì phần cuối đơn khởi kiện, cá nhân được ủy quyền phải ký tên và con dấu của doanh nghiệp được đóng lên chữ ký của cá nhân được ủy quyền.
(ii) Trường hợp thứ hai, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ủy quyền cho từ hai cá nhân trở lên khởi kiện vụ án theo pháp luật tố tụng dân sự mà họ là người đang làm việc tại doanh nghiệp này. Vậy con dấu của doanh nghiệp sẽ được đóng lên một chữ ký hay tất cả các chữ ký của những cá nhân được ủy quyền khởi kiện?
(iii) Trường hợp thứ ba, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ủy quyền cho một cá nhân hoặc các cá nhân khởi kiện vụ án theo pháp luật tố tụng dân sự mà họ không là người đang làm việc tại doanh nghiệp này. Có chấp nhận việc đóng dấu của pháp nhân ủy quyền lên chữ ký của người đại diện ủy quyền này ở phần cuối đơn khởi kiện không? Nếu không được đóng dấu lên những chữ ký này thì không thỏa điều kiện quy định tại khoản 3 Điều 189 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015.
(iv) khởi kiện vụ án theo quy định của pháp luật tố tụng dân sự. Trong trường hợp này, pháp nhân được ủy quyền sẽ sử dụng con dấu của mình đóng lên chữ ký của người đại diện hợp pháp của pháp nhân mình ở phần cuối đơn khởi kiện.
Những phân tích dựa trên những quy định pháp luật hiện hành và thực tiễn áp dụng mà tác giả nêu ra rất cần có sự góp ý của những nhà nghiên cứu để hoàn thiện các quy định sao cho việc hiểu và áp dụng pháp luật liên quan đến việc khởi kiện của doanh nghiệp được thống nhất.
Luật gia Nguyễn Thị Hoài Thương - Phòng tư vấn doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest - Tổng đài tư vấn 1900 6198, tổng hợp.
Khuyến nghị:
- Bài viết nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
- Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
- Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật 1900 6198, E-mail: [email protected], [email protected]
Bình luận