Hoàn trả chi phí công tác được quy định cụ thể thế nào?

Chi phí phụ cấp cho người đi lao động đi công tác sẽ được tính là chi phí được trừ nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ. Việc thanh toán chi phí phụ cấp công tác được thực hiện dựa trên quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp.

Hỏi:Tháng 9 tôi có đi công tác nhưng do khách sạn hết hóa đơn nên sang tháng 10 tôi mới được nhận hóa đơn.Tôi có trao đổi với kế toán về việc này, kế toán đồng ý thanh toán bình thường. Nhưng tới tháng 10 tôi chỉ được thanh toán tiền chưa thuế của hóa đơn còn 10% thuế GTGT trên thuế tôi không được thanh toán. Đề nghị luật sư tư vấn trong trường hợp này kế toán làm như vậy là đúng hay sai? (Mỹ Linh-Hải Phòng)

Luật sư tư vấn pháp luật qua tổng đài (24/7) gọi: 1900 6218
Luật sư tư vấn pháp luật qua tổng đài (24/7) gọi: 1900 6198

Luật gia Nguyễn Hồng Ngọc - Tổ tư vấn pháp luật lao động của Công ty Luật TNHH Everest - trả lời:

Quy định của pháp luật về chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động như sau: "2.9Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:- Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.- Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.- Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển". (Khoản 2.9, Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC)

Do vậy, chi phí phụ cấp cho người đi lao động đi công tác sẽ được tính là chi phí được trừ nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ. Việc thanh toán chi phí phụ cấp công tác được thực hiện dựa trên quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp.

Khoản 5, Điều 4, Nghị định 05/2015 Hướng dẫn thi hành một số nội dung bộ luật lao động 2012 quy định nội dung của hợp đồng lao động phải cócác điều khoản vềMức lương, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác.

Mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác thỏa thuận ghi trong hợp đồng lao động quy định: "1. Mức lương, ghi mức lương tính theo thời gian của công việc hoặc chức danh theo thang lương, bảng lương do người sử dụng lao động xây dựng theo quy định của pháp luật lao động mà hai bên đã thỏa thuận. Đối với người lao động hưởng lương theo sản phẩm hoặc lương khoán thì ghi mức lương tính theo thời gian để xác định đơn giá sản phẩm hoặc lương khoán. 2. Phụ cấp lương, ghi các khoản phụ cấp lương mà hai bên đã thỏa thuận, cụ thể: a) Các khoản phụ cấp lương để bù đắp yếu tố về điều kiện lao động, tính chất phức tạp công việc, điều kiện sinh hoạt, mức độ thu hút lao động mà mức lương thỏa thuận trong hợp đồng lao động chưa được tính đến hoặc tính chưa đầy đủ. b) Các khoản phụ cấp lương gắn với quá trình làm việc và kết quả thực hiện công việc của người lao động. 3. Các khoản bổ sung khác, ghi các khoản bổ sung mà hai bên đã thỏa thuận, cụ thể: a) Các khoản bổ sung xác định được mức tiền cụ thể cùng với mức lương thỏa thuận trong hợp đồng lao động và trả thường xuyên trong mỗi kỳ trả lương.b) Các khoản bổ sung không xác định được mức tiền cụ thể cùng với mức lương thỏa thuận trong hợp đồng lao động, trả thường xuyên hoặc không thường xuyên trong mỗi kỳ trả lương gắn với quá trình làm việc, kết quả thực hiện công việc của người lao động". (Điểm a Khoản 5 Điều 4 Nghị định số 05/2015/NĐ-CP Hướng dẫn thi hành một số nội dung bộ luật lao động 2012)

Vấn đề hoàn trả công tác phí cũng như các khoản phụ cấp cho người lao động đi công tác là hoàn toàn phụ thuộc vào quy chế trả lương của doanh nghiệp và thỏa thuận của doanh nghiệp với người lao động. Do vậy,việc kế toán của công ty thanh toán hóa đơn thuê nhà nghỉ khi đi công tác của anh/chị như vậylà đúng hay sai phụ thuộc vào quy chế tài chính và quy chế nội bộ của doanh nghiệp hoặc được cụ thể trong hợp đồng lao động giữa anh/chị và công ty. Nếu quy chế nội bộ của công ty có quy định thanh toán cả thuế giá trị gia tăng đối với các hóa đơn sử dụng dịch vụ hay mua hàng hóa khi người lao động được cử đi công tác thì anh/chị hoàn toàn có quyền được thanh toán 10% thuế GTGT đối với hóa đơn thuê nhà nghỉ trong chuyến công tác của mình.

Khuyến nghị:

  1. Để có ý kiến tư vấn chính xác và cụ thể hơn, Quý vị vui lòng liên hệ với các Luật sư chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật 1900 6198, hoặc E-mail: [email protected]
  2. Nội dung bài tư vấn pháp luật lao động mà Công ty Luật TNHH Everest cung cấp, Quý vị chỉ nên xem như nguồn tài liệu tham khảo.
  3. Tại thời điểm quý Vị đọc bài viết này, các điều luật chúng tôi viện dẫn có thể đã hết hiệu lực, hoặc đã được sửa đổi, bổ sung; các thông tin trong tình huống là cá biệt. Do đó, chúng tôi không đảm bảo những thông tin này có thể áp dụng cho mọi trường hợp, mọi đối tượng, ở mọi thời điểm.