Hình thức của hợp đồng ủy quyền

Hình thức uỷ quyền do các bên thoả thuận, trừ trường hợp pháp luật quy định việc uỷ quyền phải được lập thành văn bản.

Hỏi: Tôi đang làm Phó Giám đốc của Công ty cổ phần X. Hiện tại, Công ty tôi chuẩn bị ký kết hợp đồng với đối tác nhưng Giám đốc lại đi nước ngoài nên đã gửi Thư điện tử (E-mail) ủy quyền cho tôi thực hiện việc ký kết. Đề nghị luật sư tư vấn, Giám đốc có được ủy quyền cho tôi bằng Gmail để thực hiện việc ký kết hợp đồng không? (Phạm Văn Nam - Hà Nội).

Luật sư tư vấn pháp luật qua tổng đài (24/7) gọi: 1900 6198
Luật sư tư vấn pháp luật qua tổng đài (24/7) gọi: 1900 6198

Luật gia Nguyễn Thị Hoài Thương - Trưởng nhóm đăng ký doanh nghiệp của Công ty Luật TNHH Everest - trả lời:

Điều 116, Bộ luật Dân sự năm 2015 quy định về giao dịch dân sự như sau:
"Giao dịch dân sự là hợp đồng hoặc hành vi pháp lý đơn phương làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự"

"1- Giao dịch dân sự được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể.Giao dịch dân sự thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử được coi là giao dịch bằng văn bản.2- Trường hợp luật quy định giao dịch dân sự phải được thể hiện bằng văn bản có công chứng, chứng thực, đăng ký thì phải tuân theo quy định đó." (Điều 119. Hình thức giao dịch dân sự)

Điều 562, Bộ luật Dân sự năm 2015 quy định về hợp đồng ủy quyền như sau:
"Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định."

Theo cách hiểu đơn giản nhất "ủy quyền" là việc một người "nhờ" (ủy quyền) cho người khác nhân danh mình thực hiện một công việc nào đó - thuộc quyền và nghĩa vụ của mình.

Theo quy định của Bộ luật Dân sự năm 2015, thì hợp đồng ủy quyền là một trong những giao dịch dân sự. Về nguyên tắc, hợp đồng ủy quyền phải lập thành văn bản (được gọi là "hợp đồng ủy quyền"), và ký xác nhận giao dịch tại phòng công chứng (văn phòng công chứng). Vì nếu không có văn bản, thì không có bằng chứng hoặc bằng chứng không đầy đủ, rõ ràng thể hiện về việc ông A có ủy quyền cho ông B (theo ví dụ trên). Còn lập tại phòng công chứng (văn phòng công chứng) để công chứng viên kiểm tra và chứng thực hai bên (ủy quyền và nhận ủy quyền) có đủ năng lực hành vi dân sự để có thể ủy quyền và thực hiện công việc theo ủy quyền, cũng như cơ sở, căn cứ của việc ủy quyền là phù hợp.

Trong hoạt động của các doanh nghiệp, dựa trên cơ sở quy định tại Bộ luật dân sự về hợp đồng ủy quyền, giám đốc công ty có thể lập "giấy ủy quyền" cho người khác thay mình tham dự phiên tòa, hay ký hợp đồng thương mại.

Trong trường hợp của anh (chị) thì người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có thể ủy quyền cho người khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự. Việc Giám đốc công ty ủy quyền cho anh (chị) thực hiện ký kết hợp đồng với đối tác là một giao dịch dân sự. Giao dịch dân sự này có thể bằng hợp đồng hành vi pháp lý đơn phương. Trong trường hợp này, Giám đốc của anh đã lựa chọn hình thức gửi Gmail.

Một số quy định của Bộ luật Dân sự năm 2015 về hợp đồng ủy quyền:

Điều 562. Hợp đồng ủy quyền
Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định.

Điều 563. Thời hạn ủy quyền
Thời hạn ủy quyền do các bên thỏa thuận hoặc do pháp luật quy định; nếu không có thỏa thuận và pháp luật không có quy định thì hợp đồng ủy quyền có hiệu lực 01 năm, kể từ ngày xác lập việc ủy quyền.

Điều 564. Ủy quyền lại
1. Bên được ủy quyền được ủy quyền lại cho người khác trong trường hợp sau đây:
a) Có sự đồng ý của bên ủy quyền;
b) Do sự kiện bất khả kháng nếu không áp dụng ủy quyền lại thì mục đích xác lập, thực hiện giao dịch dân sự vì lợi ích của người ủy quyền không thể thực hiện được.
2. Việc ủy quyền lại không được vượt quá phạm vi ủy quyền ban đầu.
3. Hình thức hợp đồng ủy quyền lại phải phù hợp với hình thức ủy quyền ban đầu.

Điều 565. Nghĩa vụ của bên được ủy quyền
1. Thực hiện công việc theo ủy quyền và báo cho bên ủy quyền về việc thực hiện công việc đó.
2. Báo cho người thứ ba trong quan hệ thực hiện ủy quyền về thời hạn, phạm vi ủy quyền và việc sửa đổi, bổ sung phạm vi ủy quyền.
3. Bảo quản, giữ gìn tài liệu và phương tiện được giao để thực hiện việc ủy quyền.
4. Giữ bí mật thông tin mà mình biết được trong khi thực hiện việc ủy quyền.
5. Giao lại cho bên ủy quyền tài sản đã nhận và những lợi ích thu được trong khi thực hiện việc ủy quyền theo thỏa thuận hoặc theo quy định của pháp luật.
6. Bồi thường thiệt hại do vi phạm nghĩa vụ quy định tại Điều này.

Điều 566. Quyền của bên được ủy quyền
1. Yêu cầu bên ủy quyền cung cấp thông tin, tài liệu và phương tiện cần thiết để thực hiện công việc ủy quyền.
2. Được thanh toán chi phí hợp lý mà mình đã bỏ ra để thực hiện công việc ủy quyền; hưởng thù lao, nếu có thỏa thuận.

Điều 567. Nghĩa vụ của bên ủy quyền
1. Cung cấp thông tin, tài liệu và phương tiện cần thiết để bên được ủy quyền thực hiện công việc.
2. Chịu trách nhiệm về cam kết do bên được ủy quyền thực hiện trong phạm vi ủy quyền.
3. Thanh toán chi phí hợp lý mà bên được ủy quyền đã bỏ ra để thực hiện công việc được ủy quyền; trả thù lao cho bên được ủy quyền, nếu có thỏa thuận về việc trả thù lao.

Điều 568. Quyền của bên ủy quyền
1. Yêu cầu bên được ủy quyền thông báo đầy đủ về việc thực hiện công việc ủy quyền.
2. Yêu cầu bên được ủy quyền giao lại tài sản, lợi ích thu được từ việc thực hiện công việc ủy quyền, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.
3. Được bồi thường thiệt hại, nếu bên được ủy quyền vi phạm nghĩa vụ quy định tại Điều 565 của Bộ luật này.

Điều 569. Đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng ủy quyền.
1. Trường hợp ủy quyền có thù lao, bên ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào, nhưng phải trả thù lao cho bên được ủy quyền tương ứng với công việc mà bên được ủy quyền đã thực hiện và bồi thường thiệt hại; nếu ủy quyền không có thù lao thì bên ủy quyền có thể chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào, nhưng phải báo trước cho bên được ủy quyền một thời gian hợp lý.
Bên ủy quyền phải báo bằng văn bản cho người thứ ba biết về việc bên ủy quyền chấm dứt thực hiện hợp đồng; nếu không báo thì hợp đồng với người thứ ba vẫn có hiệu lực, trừ trường hợp người thứ ba biết hoặc phải biết về việc hợp đồng ủy quyền đã bị chấm dứt.
2. Trường hợp ủy quyền không có thù lao, bên được ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào, nhưng phải báo trước cho bên ủy quyền biết một thời gian hợp lý; nếu ủy quyền có thù lao thì bên được ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào và phải bồi thường thiệt hại cho bên ủy quyền, nếu có.

Khuyến nghị:
  1. Để có ý kiến tư vấn chính xác và cụ thể hơn, Quý vị vui lòng liên hệ với các Luật sư chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật 1900 6198, hoặc E-mail: [email protected]
  2. Nội dung bài tư vấn pháp luật hợp đồng mà Công ty Luật TNHH Everest cung cấp, Quý vị chỉ nên xem như nguồn tài liệu tham khảo.
  3. Các điều luật chúng tôi viện dẫn trong bài viết có thể đã hết hiệu lực hoặc đã được sửa đổi, bổ sung. Các thông tin trong tình huống là cá biệt. Do đó, Chúng tôi không đảm bảo những thông tin này có thể áp dụng cho mọi trường hợp, mọi đối tượng, ở mọi thời điểm.